US Registration Requirements by Chinese Business

Cindy Yu, Managing Partner of CPG, CINDIE Professional Group

美国境外中资企业（机构）报到登记

Xinyi Cindy Yu, CPA/CFP Partner of CINDIE CPA and EliteCPA P.C. http://www.cindiecpa.com

对于在美国设立或参股的境外中资企业（机构）来说，按照中国《境外中资企业（机构）报到登记》制度的要求，也适用于在美国的情形。以下是专门针对美国情况的“报到登记”步骤及注意事项，供你所在的中资机构（境内出资主体＋在美注册机构）参考。

一、适用情形

当中国境内出资主体（公司／机构）在美国注册设立或参股一家企业或机构后，应在30日内向中国驻美国使／领馆的经商处（室）履行报到登记义务。

二、需要准备的材料

通常需要准备如下材料（美国情形同样适用）：

  1. 原件填妥的《境外中资企业（机构）报到登记表》。
  2. 境内出资主体营业执照或注册登记证复印件。
  3. 境外（即美国）注册企业／机构的注册证明（如美国公司注册文件、营业执照等）复印件。
  4. 若已取得的《企业境外投资证书》或类似文件复印件（视情况）。
  5. 境内出资主体及美国境外机构（企业／机构）情况简介：包括出资主体基本情况、投资形式、注册资本、经营范围、美国机构地址、联系人及联系方式、股权结构等。
  6. 在使（领）馆审核后取得的“回执联”原件（使馆盖章后的登记回执）。

三、报到登记流程（美国情形）

以美国为地，参考通用流程如下：

  1. 中国境内出资主体在美国完成注册或参股设立美国机构。
  2. 出资主体准备上述材料。
  3. 填写并加盖公章的《报到登记表》原件（须确保资料完整准确）。
  4. 向我国驻美国使（或领）馆的经济商务处（室）提交材料。提交方式可为邮寄、电子邮件（先件扫描）或现场提交，视当地使馆要求而定。
  5. 使（领）馆审核材料、在回执联上盖章并返还给出资主体／其代理人。
  6. 出资主体将该回执联扫描件或原件（视要求）在10 日内通过我国商务部相关系统或按国内主管机关要求报送。
  7. 若美国机构或境内出资主体后续有变更（如注册资本、地址、股权结构变更等），应及时更新登记信息。

四、驻美机构联系／经商处建议

  • 在美国，中国驻美国大使馆或中国驻各地领事馆的经济商务参赞处负责该登记事项。出资主体应先联系最近的使／领馆确认提交方式、所需原件、是否可先扫描、邮寄地址、是否可代理提交等。
  • 建议提前电话／邮件确认：
    • 办理期限（一般30 日内注册完成后报到）
    • 是否允许电子提交先件
    • 所需盖章页或回执格式
    • 是否有专属系统／网站上传回执副本

五、注意事项（美国情形特别提示）

  • 美国注册机构若为公司、分公司、合伙企业等，需确认“注册证明”或“营业执照”复印件的合法性。
  • 美国公司地址／股权结构可能变动频繁，建议在报到登记表中注明最新情况。
  • 回执联请妥善保管原件，因为国内主管机关可能查验。
  • 若美国机构在注册后未及时报到，可能影响国内出资主体报表披露或主管机关后续核查。
  • 若美国机构后续发生重大变更（股权、经营范围、注册地址等），应及时向使／领馆报备并更新登记

以下是 Consulate General of the People’s Republic of China in New York（位于纽约）的 经商处／商务参赞处 的联系方式，供你办理 “境外中资企业（机构）报到登记” 时与其联系：

地址：520 12th Avenue, New York, NY 10036, USA
电话：+1 212-244 9392（主线）
商务经商处（Economic & Commercial Office）邮箱：newyork@mofcom.gov.cn 或 nycommercialoffice@gmail.com China Consulate New York
传真：+1 212-564 2488 China Consulate New York

建议你在正式提交材料前，通过上述邮箱或电话联系该处，确认以下事项：

  • 报到登记表格最新版本及是否有特定附件要求。
  • 材料提交方式（邮件、邮寄、现场或代理提交）。
  • 所需加盖公章、原件还是复印件。
  • 是否有特殊流程或额外信息（如美国境内注册企业的具体文件要求）。
  • 审核时限及回执领取方式。

根据综合资料，流程大致为：

  • 境内出资主体在美国设立或参股境外（中资）企业／机构后，应于完成注册后 30 日内 向中国驻所在国（地区）使／领馆的经济商务处提交报到登记。
  • 提交材料包括但不限于：
    1. 填妥并加盖公章的《境外中资企业（机构）报到登记表》原件。
    2. 境外（美国）注册企业／机构的注册证明（例如：公司注册证、营业执照等）复印件。
    3. 境内出资主体营业执照或登记证复印件。
    4. 境内出资主体及境外机构的基本情况简介（包括投资形式、注册资本、股权结构、经营范围、联系人等）。
  • 提交后，经商处审核并盖章回执（“回执联”）返回给出资主体：审核通过后，将登记表“回执”盖章并返还。
  • 出资主体应将该“回执联”扫描件或原件，按国内相关主管机关要求报送。
  • 如果境外机构或出资主体有变更（如注册资本、地址、股权结构等），应及时更新登记信息

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